Digitales Archivieren

Da das Datenschutzgesetz nicht nur auf digitale, sondern auch analoge Bearbeitungen Anwendung findet, kommen bei beiden Formen der Bearbeitung grundsätzlich die gleichen Regeln zum Tragen. In Bezug auf die digitale Archivierung von Datensätzen kommt den in Art. 6 DSG niedergelegten Leitsätzen besondere Bedeutung zu. Gemäss dem Grundsatz der Verhältnismässigkeit von Abs. 2 und 3 dürfen einerseits nur Daten bearbeitet werden, die für den Zweck der Bearbeitung geeignet und nötig sind. Andererseits muss ein angemessenes Verhältnis zwischen dem Zweck der Bearbeitung und dem zu diesem Zweck verwendeten Mittel bestehen. Die Prinzipien der Datenvermeidung und der Datensparsamkeit sind beide Ausdruck dieser Zweck-Mittel Relation. Das erste Prinzip statuiert, dass jene Art der Bearbeitung vorzugwürdig ist, welche eine Verfolgung des Bearbeitungswecks ermöglicht, mit welcher ein Mindestmass an Daten beschafft werden muss. Das zweite Prinzip verlangt, dass im Rahmen von Bearbeitungsvorgängen lediglich jene Daten Berücksichtigung finden, die für den verfolgten Zweck absolut notwendig sind.

Art. 6 Abs. 3 DSG hält einen weiteren zentralen Grundsatz fest, wonach sowohl die Beschaffung der Daten als auch der Zweck ihrer Bearbeitung erkennbar sein müssen. Dies ist in der Regel der Fall, wenn die betroffene Person informiert wird, die Bearbeitung gesetzlich vorgesehen oder aus den Umständen klar ersichtlich ist. Aus der Bestimmtheit des Zwecks ergibt sich, dass vage, nicht definierte oder unpräzise Bearbeitungszwecke nicht für eine datenschutzkonforme Bearbeitung genügen. Die Erkennbarkeit der Bearbeitung wird nach den im Einzelfall vorliegenden Umständen beurteilt, wobei immer auch ein Interessensausgleich zwischen den Interessen der beteiligten Akteure (sowie allenfalls der Allgemeinheit) vorzunehmen ist. Ferner wird in Abs. 3 vorgesehen, dass Daten nur in einer Weise bearbeitet werden dürfen, die mit dem anfänglich vorgesehenen Zweck der Bearbeitung vereinbar ist.

Zuletzt müssen die Daten gemäss Art. 6 Abs. 4 DSG vernichtet oder anonymisiert werden, sobald sie zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind. Die Einhaltung dieser Verpflichtung erfordert, dass der Verantwortliche Aufbewahrungsfristen für die digitalen Archive festlegt.

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